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活動策劃中如何選擇合適的活動場地 - 活動策劃公司

時(shí)間:2020-01-17

活動場地的選擇是活動策劃方案中的重要內(nèi)容之一,做活動需要選擇適合的場地,而一個(gè)適合的場地可能會給活動帶來意想不到的效果,然而,適合做活動的場地實(shí)在是太多了,酒店、會展中心、餐廳、創(chuàng)意園、會所、度假村、藝術(shù)館、景區(qū)景點(diǎn)等等都可以做活動,那么,應(yīng)該如何選擇活動的場地呢?

活動策劃中如何選擇合適的活動場地?

紅星成都活動公司認(rèn)為,選擇活動場地也有很多技巧,可以根據(jù)參會人數(shù)、方便程度、經(jīng)濟(jì)條件、適用范圍等方面來考慮。就拿酒店晚宴演出形式的年會活動來說吧,一想到場地我們第一反應(yīng)肯定是公司附近有沒有。有當(dāng)然是最好,沒有那就找稍遠(yuǎn)一點(diǎn)的,反正現(xiàn)在的交通也方便。有演出,有晚宴或午宴,有的甚至還有會議,那就要找能提供這些服務(wù)的酒店,不是星越多越好,而是越適合自己越好。比如演唱會活動大多選擇在體育館或者大型活動中心,根據(jù)演唱會的大小來選擇場地大小;又比如產(chǎn)品品牌發(fā)布會肯定會選擇在大型星級酒店,因?yàn)樵诟叨司频昴荏w現(xiàn)出主辦方對發(fā)布會的重視,同時(shí)提升發(fā)布會的檔次。還有的商場、購物中心、廣場、樓盤開業(yè)或者周年慶典一般場地都會選擇在附近地點(diǎn),或者干脆就在商場前的空地……

友情提醒:貨比三家,選擇活動場地也是,多考察幾家能承接活動的場地方,然后從以下幾個(gè)方面進(jìn)行考慮對比,相信就能選擇適合自己活動的場地了:

1、從活動規(guī)模來考慮場地:

參與活動的嘉賓數(shù)量是多少人?1-50人、50-100人、100-200人、200-500人、500人以上。人數(shù)的多少基本能判斷適合在什么場地舉辦活動(例:1-50人適合在酒店、會所、度假村。不適合在藝術(shù)館、景區(qū)景點(diǎn)。500人以上適合在藝術(shù)館、度假村,不適合在會所。100-300人基本場地都適合),所以主辦方應(yīng)首先考慮要邀請的人數(shù),根據(jù)人數(shù)選擇適合的場地,避免場地定得過大造成浪費(fèi),也避免場地過小造成擁擠。

2、從活動類型來考慮場地:

會議、論壇、晚會、晚宴、發(fā)布會、周年慶典、主題party、婚禮慶典、baby百日宴等。不同主題活動基本能判斷適合在什么場地舉辦活動(例:各種類型活動都可以在酒店舉辦。會所適合晚宴、發(fā)布會、主題party、婚禮。度假村適合周年慶典、公司會議。藝術(shù)館適合發(fā)布會、沙龍、發(fā)布會、主題paryt)

3、從費(fèi)用預(yù)算來考慮場地:

1-5萬、5-10萬、10-15萬、15-20萬……預(yù)算多少基本能判斷適合在什么場地舉辦活動(例:1-5萬適合在會所、藝術(shù)館。5-10萬適合在4星酒店、會所、度假村。15萬以上適合在5星級酒店、高級度假村、景區(qū))

4、從交通成本來考慮場地:

參與活動的嘉賓是自己前來參加活動還是主辦方統(tǒng)一安排車輛?如果是自己前來,場地一般選擇在室內(nèi)交通方便的地方,臨近環(huán)路或者臨近地鐵。如果是主辦方統(tǒng)一安排車輛,場地一般選擇在環(huán)境優(yōu)美的地方,體現(xiàn)主辦方的別出心裁和與眾不同。

5、從提供的服務(wù)來考慮場地:

1、場地整體裝飾風(fēng)格是否符合本次活動要求?場地長寬高是否能達(dá)到活動要求?簽到區(qū)、休息區(qū)空間是否能滿足活動要求?

2、場地方是否免費(fèi)提供貴賓休息室、飲用茶水,鮮花布置、貴賓停車位?

3、活動的搭建時(shí)間、彩排時(shí)間、正式使用時(shí)間、場地押金等收取費(fèi)用要求?

4、場地可供使用電量?是否免費(fèi)提供舞臺、音響、投影等設(shè)備?

5、場地進(jìn)出貨通道是否順暢,便于設(shè)備運(yùn)輸?

6、場地地毯或地瓷磚有無特殊保護(hù)要求?

7、場地方對于舉辦的活動有無消防檢查和安保措施的要求?

8、場地方提供的茶歇和晚餐、自助餐的費(fèi)用和標(biāo)準(zhǔn)?

選擇活動場地的時(shí)候從以上5個(gè)方面來考慮,基本可以挑出2-3家場地,然后再實(shí)地考察,結(jié)合各自的優(yōu)缺點(diǎn),選擇一家合適的場地。舉辦一場成功的活動具有非常重要的意義,因此在選擇的活動場地的時(shí)候,希望大家能夠通過以上的方式選擇合適的舉動場地。

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